Bez kategorii

JAK PISAĆ E-MAILE DO WPŁYWOWYCH OSÓB LUB W KORESPONDENCJI SŁUŻBOWEJ, ZGODNIE Z ZASADAMI SAVOIR VIVRE’U, TAK ABY WYWOŁAĆ POZYTYWNE WRAŻENIE W DRUGIEJ OSOBIE

Żyjemy w dobie informacji. Dziś możesz wysyłać wiadomości z każdego miejsca na świecie, gdzie jest dostęp do internetu. Przez to, na pewno nie raz wysyłałeś maila to jakiejś osoby, która „coś może”. Być może był to Profesor na Uczelni, jakiś urzędnik, lekarz, właściciel firmy lub inna osoba z którą chciałeś nawiązać kontakt. Z mojego doświadczenia wiem, że wiele osób nie wie dokładnie jak napisać maila do takiej osoby i jak zainicjować kontakt. Twój e-mail jest pierwszym kontaktem  z drugą osobą i jeśli jesteś dla niej anonimowy i w dodatku coś chcesz np: prosisz o radę lub współpracę to ona może go nawet nie przeczytać po samym tytule, albo początku wiadomości.

Mój blog może nie jest duży, ale dostaje codziennie wiadomości na maila, na priv na forum jednym i drugim, a także na Facebooku. Dziennie dostaję ok. 15-20 wiadomości, które są różne. Przyznam, z bólem, że na 3/4 nie chce mi się nawet odpisywać, bo są w taki sposób napisane, że niekiedy muszę się bardzo zmuszać, aby przeczytać wiadomość do końca. Dlatego w tym blogu powiem Ci o zasadach pisania e-maili zgodnie z zasadami Savoir-Vivre. Do kolegów możesz pisać inaczej, ale do ludzi z którymi będziesz chciał np: nawiązać współpracę musisz trzymać się pewnych reguł.


Jak rozpocząć wiadomość e-mail

Wiele razy rozpoczynałem wiadomość od słowa: Witam, Witam Pana, Witam Państwa. Witać to może gospodarz gościa, a nie Ty osobę od której prawdopodobnie coś chcesz. Nie zdziw się, że wiele „tęgich mózgów” albo osób mających hopla na punkcie manier oraz dobrego zachowania, nie będzie czytać dalej takiej wiadomości i przez to wyrobią sobie o Tobie zdanie za pomocą pierwszej linijki maila jak o osobie nieogarniętej społecznie i niewychowanej.

E-mail rozpoczynaj od: Szanowny Panie, Szanowna Pani lub Szanowni Państwo jeśli nie wiemy jakiej płci będzie osoba, która będzie czytała naszą wiadomość w danej Firmie, ale zazwyczaj maile są imienne takich osób. Jeśli osoba ma jakiś stopień albo stanowisko to używasz stopnia no: Szanowny Panie Komendancie, Szanowny Panie Dyrektorze, Szanowny Panie Profesorze, Rektorze,Doktorze, Wasza Magnificencjo. Jeśli znasz tę osobę to też w takiej korespondencji nie piszesz np: Cześć Krzysiek, tylko Szanowny Panie Krzysztofie. Jeśli korespondujesz z Księdzem pisz: Wasza Eminencjo-Kardynał, Wasza Ekscelencjo-arcybiskup, biskup.

Oczywiście rozpoczęcie wiadomości poprzedź tytułem, który mniej więcej niech mówi o wiadomości jaką ktoś wysyła. Często dostaje maile z tytułami, które nic nie mówią o treści wiadomości typu: raaaaatuuunkuuuu, już nie ogarniam, wkurwiłem się, jestem na dnie itd. Mi te tytuły nic nie mówią i czasem zdarzy mi się je omijać. Tytuł wiadomości musi przykuwać też uwagę i być przejrzysty i zachęcać do kliknięcia.

Szanowny Panie Januszu,

zwracam się do Pana z prośbą…itd.

Jest to fragment maila do jakiegoś Janusza, po którym stawiamy przecinek i kolejne zdanie zaczynamy z małej litery jako kontynuację. Robisz dwa odstępy i piszesz…


Rozwinięcie wiadomości e-mail

  • Nie pisz wiadomości zbyt długich. Krótko, zwięźle i na temat, bo nikt nie będzie tego czytał, a szczególnie osoba do której masz interes.
  • Dziel je na akapity, tak żeby wyglądało to przejrzyście, a nie ściana płaczu, że aż oczy bolą. Zadbaj o przejrzystość Twojego maila i żeby się dobrze go czytało, szczególnie w korespondencji służbowej lub z osobami „wpływowymi”. Jest to naprawdę bardzo ważna rzecz, bo takie detale świadczą o Tobie jak o człowieku. Wiele razy dostawałem taką ścianę płaczu, że po przeczytaniu kilku linijek już mnie oczy bolały, a na zakończenie czytam- „Mam nadzieję, że się jakoś przebrnąłeś i przeczytałeś do końca, za bardzo się nie męcząc :XD”. Jak prosisz kogoś o radę to nie pisz tak, żeby druga osoba się męczyła. Szczególnie bezczelny jesteś jak doskonale sobie zdajesz sprawę, że druga osoba może mieć problemy z przeczytaniem i jej to jeszcze piszesz oznajmiając, że zdajesz sobie sprawę z tego, że nie przyłożyłeś się do napisania prawidłowo e-maila. Ja też piszę nieczytelne blogi, ale ja to ja. Mi tam aż tak nie zależy, żeby ktoś mnie czytał, bo traktuję to jako hobby, aczkolwiek już planuję poprawę ;-).
  • Nie pisz dużymi literami, które oznaczają krzyk.
  • W korespondencji służbowej unikać emotikonek.

 

Zakończenie:

Wiadomość kończymy zdaniami: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku, Pozdrawiam. Po czym trzeba podpisać się pełnym imieniem i nazwiskiem lub imieniem ( w zależności od relacji i osoby do której wysyłamy wiadomość). Jeśli pracujesz w jakimś urzędzie to pod spodem powinien być podpis zawierający: Twoje imię i nazwisko, numer telefonu stopień lub funkcję jaką pełnisz w danej firmie.


P.S

  • Treści wiadomości e-mail, są poufne i prawnie chronione. E-maile też są prawnie chronione np: ja musiałem zarejestrować moją listę adresową w GIODO, żeby móc je zbierać i wam w przyszłości wysyłać maile, bo e-mail jest traktowany jako dane osobowe.
  • Na wiadomości służbowe odpisuje się w przeciągu max. 48 godzin.
  • Jak wysyłasz CV, List Motywacyjny, albo inny załącznik to w treści wiadomości napisz chociaż pozdrowienia dla drugiej osoby np: Przesyłam Państwu CV i List Motywacyjny. Pozdrawiam Krzysztof Jeżyna.
  • Jak wysyłasz maila do poważnej osoby. Miej poważnego maila np: [email protected]

 

 

Pokaż więcej

2 Komentarzy

  1. Miałem na studiach coś takiego jak savoir vivre korespondencji elektronicznej i z tym ‚Pozdrawiam’ się nie zgodzę. Jakoś mocno wpojono mi, że pozdrowić to można kolegę / mamę / dziadka (tj. rodzinę, znajomych bądź osoby stojące na tym samym poziomie „społecznego łańcucha pokarmowego”). Określenia ‚Pozdrawiam, XYZ’ nie powinno używać się w korespondencji formalnej.
    Jakby ktoś potrzebował to dysponuje fajnie napisanymi felietonami na ten temat w formacie .pdf.

  2. Może być Pozdrawiam ; ) W Spółce, w której pracuje, wszystkie dyrektory tak kończą maile – czy to z uwagami czy zaleceniami dotyczącymi pracy.

    Pozdrawiam 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

Back to top button
Close